Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı

2017 FAALİYET RAPORU

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ


 

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

2017 YILI

 

FAALİYET RAPORU

 

 

 

 

 

BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU

 

 

 Daire Başkanı ile birlikte ( Bir Adedinin kadrosu Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığında olup Birimimizde  görev yapmaktadır.2 adet Şube Müdürü,8 adet idari personel, 2 adet Kütüphaneci ve 1 adet Destek Personel olmak üzeretoplam 14 personel ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımız faaliyetlerine devam etmektedir.

Başkanlığımızın temel görev ve amaçları Üniversitemizin akademisyen ve öğrencilerine her türlü bilimsel çalışmalarında ihtiyaçları olan güncel materyalleri sağlamaktır. Bunları sağlarken de bu materyallerin çağın gereklerine uygun, güncel ve akademik çalışmalara yardımcı olmasını hedeflemektedir.

Merkez Kütüphanemizde okuyucular tarafından yapılan talepler doğrultusunda basılı ve elektronik kaynak alımlarının yanı sıra görsel- işitsel materyal alımına devam edilmektedir. Bu anlamda her geçen gün kaynak sayımız artmaktadır. Merkez Kütüphanemizde görsel- işitsel materyallerin de hizmete sunulduğu multi medya birimi de faaliyetini sürdürmekte olup, okuyucularımız kütüphane içerisinde her türlü hizmetten faydalanabildikleri gibi, internet üzerinden bulundukları alanlarda da bu hizmetleri alabilmektedir. Ayrıca kullanıcılarımız istedikleri kütüphane kaynaklarını ödünç alarak araştırma ve çalışmalarına kolaylık sağlayabilmektedir.

Üniversitemizin kendine ait bir merkez kütüphane binasının olmaması iyiden iyiye hissedilen fiziki alan  ve personel yetersizliği zaman zaman sıkıntı yaratmaktadır. Özellikle sınav dönemlerinde çalışma alanlarımız öğrencilerimize yeterli gelmemektedir. Buna rağmen  özverili bir şekilde çalışmalarımıza  devam etmekte olup birim kütüphanelerimiz de içerik olarak çağın gerektirdiği modern bir bilgi ve belge merkezi haline dönüşmüş bulunmakta ancak nitelikli personel olmaması nedeniyle zaman zaman aksaklıkların yaşandığı görülmektedir. Fiziki alan ve personel sorununun bir an önce çözülmesi durumunda daha etkin ve verimli olarak çalışmalar yoğun bir şekilde devam edecektir. Çalışmalarımızda katkısı olan herkese teşekkür ediyor, saygılar sunuyorum.

                                                                                                                               

                                                                                                                                  Suha DURMUŞ

                                    Daire Başkanı



I- GENEL BİLGİLER

A. Misyon ve Vizyon

Misyonumuz:

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı olarak Üniversitemizin misyonu gereği, bilimsel araştırma geliştirme çalışmaları için, çağın gerektirdiği bilgi ve belge hizmetlerini, güncel teknolojileri kullanarak kullanıcıların hizmetine sunmak.

Vizyonumuz:

Başkanlık olarak bize verilen görevleri en iyi şekilde yerine getirmek. Bu anlayışla görev olarak kabul ettiğimiz güncel bilgi ve belgeleri zaman ve sınır tanımadan kullanıcılarımızın hizmetine sunmak. Kütüphane olarak çağdaş ve modern bir bilgi ve belge merkezi olmaktır.

B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar:

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı:

a)      Başkanlığın görevi olan hizmetlerin aksamadan yürütülebilmesi için yönetmelik, yönergeleri hazırlamak. Bunlar doğrultusunda plan ve program hazırlayarak üst yönetime sunmak ve üst yönetim onayından sonra uygulanmasını sağlamak.

b)     Hizmetlerin gerektiği gibi yürütülebilmesi için yeterli kadroyu oluşturup, işbölümü yaparak personelin verimli bir şekilde çalışabilmesi için gerekli eğitimin verilmesini sağlamak.

c)      Kütüphanecilik alanındaki güncel gelişmeleri izleyerek yeni bilgi ve belge teknolojilerinin kazandırılması için çalışmalar yapmak. Yayıncılık alanını takip ederek akademik çalışmaların gerektirdiği güncel yayınların kütüphaneye kazandırılmasını sağlamak.

d)     Akademik, idari birimler ile birim kütüphanelerinden gelen talepler doğrultusunda, kütüphanelerimize alınacak kitap, süreli yayın ve diğer alınması gerekli materyallerle ilgili bütçe hazırlığını yapıp Rektörlüğe sunmak.

e)      Birimlerden gelen yayın isteklerini ödenekler nispetinde karşılamak.

f)       Tüm kütüphane hizmetleri hakkında yıllık faaliyet raporu hazırlayarak, bu raporu üst yönetime sunmaktır.

Sorumluluk: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı görevlerini yerine getirmede I. Derecede Genel Sekreterliğe karşı sorumludur. Başkan’ın olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Şube Müdürüne aittir.

 

 

Şube Müdürü:

a)      Kütüphane bilgi sistemine yapılan kayıtların düzenli yapılmasını sağlamak.

b)     Üniversite Kütüphane ve bağlı birim kütüphanelerinin aksesyon işlerini ve diğer işlemlerini düzenlemek.

c)      Okuyucu hizmetlerinin standardizasyonunu sağlamak, yapılan hizmetlerin denetimini yapmak.

d)     Kütüphanelerde ihtiyaç duyulan araç, gereç ve diğer her türlü kütüphane materyalinin temin edilmesi için Daire Başkanının bilgisi dâhilinde çalışmalar yapmak.

e)      Her öğretim yılı sonunda yapılan faaliyetlerle ilgili rapor düzenlemek.

 Sorumluluk: Şube Müdürü 1 derecede daire başkanına karşı sorumludur. Şube Müdürünün olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk ,varsa Şef’e aittir.

Teknik Hizmetler Sorumlusu:

a)      Kütüphanenin kataloglama sistemi doğrultusunda, bibliyografik tanımlama açısından niteleme düzeyini belirlemek.

b)     Kütüphaneye alınan kitap ve diğer materyalleri LC tasnif sistemine göre konu ve yer numarası vermek.

c)      Kataloglama ve sınıflama bölümünde çalışan veya yeni işe başlayan personele eğitim verilmesi ve bilgilerin güncellenmesi için diğer personelinde belli aralıklarla bilgilendirilmesini sağlamak.

d)     Kataloglama ve sınıflama birimi için personel seçmek.

e)      Kütüphanecilik ve bilgi teknolojileri alanında yeni gelişmeleri takip ederek yeni materyallerin kütüphaneye kazandırılmasını sağlamak.

f)       Birim Kütüphanelerinin koordinatörlüğünü yapmak.

g)      Süreli yayınların takibini ve düzenini sağlamak. 

Sorumluluk: Teknik Hizmetler sorumlusu görevlini yerine getirmede 1. derecede Daire Başkanına karşı sorumludur. Teknik Hizmetler Sorumlusu olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Okuyucu Hizmetleri sorumlusuna devredilir.

 Okuyucu Hizmetleri Sorumlusu:

a)      Kütüphane dermesinin kütüphane içi ve dışı dolaşımını sağlamak ve denetlemek.

b)      Kullanıcılara kütüphane materyalinin kullanılmasını öğretmek ve ilgili kaynaklara yöneltmek.

c)      Kullanıcılardan gelen şikâyet ve taleplerini almak varsa çözümünü sağlamak, bunları daha sonra ilgili makamlara rapor olarak sunmaktır.

d)     Ödünç verme ve üye modüllerinde kullanıcı bilgileri ile barkotlarını oluşturmaktır.

e)      Yılda en az bir defa olmak üzere kütüphanede sayım yapılmasını sağlamaktır.

f)       Hasarlı kitapları ve diğer materyallerin bakımının yapılmasını sağlamak.

g)      Kütüphaneler arası ödünç verme işlemlerini takip etmek ve sağlıklı işlemesini sağlamalıdır.

h)      Yurt dışından istenilen kitap v e diğer materyallerin temin işlemlerini yapmak.

i)        Rezerv edilmiş kitapları ayırma işlemlerini yapmak ve kullanıcıları bilgilendirmek.

j)        Veri tabanlarının abonelik işlemlerini yapmak ve kullanıcıların sağlıklı bir şekilde veri tabanlarına erişimini sağlanmaktır.

 Sorumluluk: Okuyucu Hizmetleri sorumlusu görevlerini yerine getirmede 1. derecede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’na karşı sorumludur. Okuyucu Hizmetleri sorumlusu olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Teknik Hizmetler Sorumlusuna devredilir.

 

 

 

 C- İDAREYE İLIŞKIN BILGILER


1-   HIZMET ALANLARI

 

 1.1- Taşınırlar: 

 

2017 Yılında Satın Alınan Taşınır Malzeme Listesi

Hesap Kodu

Dayanıklı Taşınırlar

Ölçü Birim

Satın Alma

Tüm Girişler

255

Demirbaşlar Grubu

Adet

1917

1917

 

1.2. İdari Personel Hizmet Alanları

Alan Adı

Adet

Kapalı Alan (m2)

Kapasite (Kişi)

Personel odası

4

100

6

Toplam

4

100

6

Üniversite  Kütüphanesi; memur odaları, kitaplık salonu, süreli yayın okuma alanı ile birlikte toplam 800 m²’lik bir alanda hizmet vermektedir. İlahiyat Fakültesi Kütüphanesi 270 m²,  İİBF Kütüphanesi 60 m², Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi 105 m² ve Sağlık Yüksekokulu Kütüphanesi ise 42 m²’lik alanlarda hizmet vermektedir. Birim kütüphanelerimizde birer (1) adet memur görev yapmaktadır. İlçelerimizde bulunan(Sungurlu, Osmancık, İskilip, Alaca) birim kütüphanelerimize de kaynak sağlanması hususunda gerekli destek verilmektedir.

  

2-  ÖRGÜT YAPISI

            Başkanlığımızın teşkilat şeması aşağıda sırasıyla gösterilmiştir.

 

 

 

3- KÜTÜPHANE KAYNAKLARI

Kaynak Türü

2017 Yılında Alınan Kütüphane Kaynakları

Toplam Kütüphane Kaynakları

Basılı

Elektronik

Toplam

Basılı

Elektronik

Toplam

Kitap Sayısı

1917

944

2861

53582

576427

630009

Dergi Aboneliği Sayısı

25

25

25

70204

70229

Abone Olunan Veri Tabanı Sayısı

         30

30

53

53

Yazma Eser

0

0

0

0

0

0

Toplam

 

 

 

 

 

700291

 

2017 yılında birimlerden gelen kitap talepleri doğrudan temin veya açık ihale yöntemiyle alınmış olup, 1841Türkçebasılı , 76 Adet Yabancı basılı kaynak ve 944 Adet elektronik kitap olmak üzere toplam 2861kitap alınmıştır. Ayrıca vatandaşlar ile bazı kamu kurum ve kuruluşlarından bağış yoluyla 1265adet kitap koleksiyonumuza dahil edilmiş olup toplam yıl içerisinde sağlanan kaynak sayısı 4126adettir.

 

 

3.1- Basılı Kaynak Sayıları 

Birim Kütüphaneleri Basılı Kaynak Sayıları

Birimler

Adet

Merkez Kütüphane

 

 

 

53582

İlahiyat Fakültesi Kütüphanesi

24966

İ.İ.B.Fakültesi  Kütüphanesi

5381

Teknik ve Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi

2510

Sağlık Yüksekokulu Kütüphanesi

1389

Sungurlu Meslek Yüksekokulu Küt.

1535

Osmancık Meslek Yüksekokulu Küt.

1210

İskilip Meslek Yüksekokulu Küt.

350

Alaca Meslek Yüksekokulu Küt.

1282

Hacı Bektaş Veli Araştırma Merkezi

 

 

 

1496

Toplam

93701

 

 

 

3.2- Elektronik Kaynaklar

3.2.1- Tam Metin Erişimli Akademik Veri Tabanları:

Tam Metin Genel Konulu Veri Taban Sayıları

 

Konu

Tarama

İndirme

Toplam Bedel

 

1.Cambridge Online Jurnals

Genel

17

145

17.430,93 TL

 

2.JSTOR

Genel

815

701

16.332,08 TL

 

3.OJO

Genel

349

230

22.272,44 TL

 

4.Proquest Tez vt.

Genel

322

1197

47.597,30 TL

 

5.Britannica Online

Genel

114

427

         3.385,52 TL

 

6.Credo Reference

Genel

19

12

8.063,35 TL

 

7-MathScinet

Matematik

293

253

8.776,00 TL

 

8.ACS

Kimya

55

492

37.423,45 TL

 

9.ASME

Mak.Müh.

349

230

21.321,25 TL

 

10.ASCE

İnşaat

24

40

31.114,99 TL

 

11.Hukuktürk

Hukuk

26

194

1.154,00 TL

 

12.Data Stream Eikon

Ekonomi

                  Mali Analiz

37.656,61 TL

 

13.UptoDate

Tıp

400

26.252,54 TL

 

14-EndNot

Yazılım Aracı

 

37.764,35 TL

 

15-İdeal Online

Süreli Yayınlar

1200

11.564,50 TL

 

16-Cochrane Library

Genel

135

61

9.981,78 TL

 

17- Türkiye Atıf Dizini

Sosyal Bilimler

12.625,00 TL

 

18.Ebrary

Genel

1188                   1445        21.433,14 TL

 

19. EbscoeBookAcademic Collection

Genel

14217

614

         143.594,10 TL

 

20-EDS

Genel

13912

15773

 

21-Hiperkitap

Genel

13571

925

 

22-Indexislamicus

İslam Dünyası

9828

38

 

23-SPORTDiscus With Full Text

Spor

14145

589

 

24-Political Science Complete

Siyaset

14032

327

 

25-URKUND

İntihal Analiz

622

 

16.656,62 TL

 

26-FİNNET

Mali Analiz

 

 

15.000 TL

 

27-OECD

Ekonomi

1247

 

3.385,52 TL

 

28-Tümer ALTAŞ

İng. Sınav Hazırlık

223 kullanıcı

 

11.800,00 TL

 

29-SOBİAD

Sosyal Bilimler

441

 

6.565,00 TL

 

30-Web Classificication

Katalog

 

 

2.671,88 TL

 

3.3- Çevirim İçi Katalog:

Üniversitemiz Merkez Kütüphanesi ve birim kütüphanelerinde, birçoküniversite kütüphanesinde olduğu gibi Yordam Katalog Tarama Otomasyonu kullanılmaktadır.2017 yılı içerisinde Merkez Kütüphanemiz Yordam Otomasyon sisteminebasılı kitap, süreli yayın, dvd, cd, tez v.b. toplam 2504 kaynak eklenmiştir.

 

 4- İNSAN KAYNAKLARI

Personel Sayıları

Personel Sınıfı

2015

2016

2017

2017 Yılının Bir Önceki Yıla Göre Değişimi (%)

İdari Personel

10

9

14

% 55

Toplam

10

9

14

% 55

 

 4.1- İdari Personel

4.1.1- İdari Personel Sayıları

 

Hizmet Sınıfı

2016

2017

 

Dolu Kadro Sayısı

Boş

Kadro

Sayısı

 

Dolu Kadro Sayısı

Boş

Kadro Sayısı

K

E

Toplam

K

E

Toplam

Genel İdari

5

4

9

    9

6

6

12

 

Teknik

2

0

2

2

2

0

2

 

Toplam

7

4

11

11

8

6

14

 

 

 4.1.2- İdari Personelin Yıllar İtibariyle Kadro Dağılımı

 

 

Hizmet Aralığı

 

Kişi Sayısı

 

 

Kadro Doluluk Oranı (%)

Dolu

Boş

Toplam

2014

10

10

20

% 50

2015

9

11

20

% 45

2016

11

9

20

%55

2017

14

6

20

%70

 

4.1.3- 2017 Yılı İtibariyle İdari Personelin Birimlere Göre Kadro Dağılımı

 

Birim Adı

Genel İdari Hizmetler

Teknik Hizmetler

Sağlık Hizmetleri

Eğt.-Öğrt. Hizmetleri

Avukatlık Hizmetleri

Yardımcı Hizmetler

Toplam

D

B

D

B

D

B

D

B

D

B

D

B

D

B

12

2

14

Toplam

12

2

14

 

 

 

 

 

4.14- İdari Personel Atamaları / Ayrılmaları

 

Atanan İdari Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı

Hizmet Sınıfı

Açıktan

Nakil

Diğer

Toplam

Genel

1

1

Teknik

0

0

0

0

Toplam

              1

1

 

 

4.1.5- İdari Personel Ayrılma Nedenlerine Göre Dağılımı

 

Ayrılan İdari Personel Sayısının Hizmet Sınıfına Ve Ayrılma Nedenlerine Göre Dağılımı

Hizmet Sınıfı

Emekli

Ölüm

İstifa

Nakil