Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı

2015 FAALİYET RAPORU

 

 

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ


 

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

2015 YILI

 

FAALİYET RAPORU

 

 

 

 

 

BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU

Şu an  Daire Başkanı ile birlikte 1adet Şube Müdürü, 1 adet Şube Müdür V. (Kadrosu Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu’nda olup birimimizde geçici görevle çalışmaktadır.)2adet Kütüphaneci ve  5adet idari personel olmak üzere 10 personeli olan Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımız 9 Ağustos 2007 tarihinde, Daire Başkanı ve 2 Kütüphaneci personel ile faaliyetlerine başlamıştır.

Başkanlığımızın temel görev ve amaçları Üniversitemizin akademisyen ve öğrencilerine her türlü bilimsel çalışmalarında ihtiyaçları olan güncel materyalleri sağlamaktır. Bunları sağlarken de bu materyallerin çağın gereklerine uygun, güncel ve akademik çalışmalara yardımcı olmasını hedeflemektedir.

Merkez Kütüphanemize okuyucular tarafından yapılan talepler doğrultusunda basılı ve elektronik kaynak alımlarının yanı sıra görsel- işitsel materyal alımına devam edilmektedir. Bu anlamda her geçen gün kaynak sayımız artmaktadır. Merkez Kütüphanemizde görsel- işitsel materyallerin de hizmete sunulduğu multimedya birimi de faaliyetini sürdürmekte olup, okuyucularımız kütüphane içerisinde her türlü hizmetten faydalanabildikleri gibi, internet üzerinden bulundukları alanlardan da bu hizmetleri alabilmektedir. Ayrıca kullanıcılarımız istedikleri kütüphane kaynaklarını ödünç alarak araştırma ve çalışmalarına kolaylık sağlayabilmektedir.

Çalışanlarımızın  hizmette daha iyiyi yakalayabilmeleri, kendilerini geliştirmeleri, günceli takip edebilmeleri açısından, kütüphaneler ve kaynakları ile ilgili yapılan eğitim toplantılarına katılımları sağlanmakta ve hedefe bir adım daha yaklaşılmaktadır.

Bu olumlu gelişmeler yaşanırken kütüphane binamızın artık iyiden iyiye hissedilen fiziki alan  yetersizliği zaman zaman sıkıntı yaratmaktadır. Özellikle sınav dönemlerinde çalışma alanlarımız öğrencilerimize yeterli gelmemektedir. Buna rağmen üst yönetimin de desteği ile özverili bir şekilde çalışmalarımıza  devam etmekte olup Merkez Kütüphanemizle birlikte birim kütüphanelerimiz de içerik olarak çağın gerektirdiği modern bir bilgi ve belge merkezi haline dönüşmüş bulunmaktadır. Fiziki alan sorununun bir an önce çözülmesi durumundadaha etkin ve verimli olarak çalışmalar yoğun bir şekilde devam edecektir.Çalışmalarımızda maddi manevi katkısı olan başta üst yönetimimiz olmak üzere emeği geçen herkese teşekkür ediyor, bu katkıların artarak devam etmesini diliyor ve saygılar sunuyorum.

 

                                                                                                         

Suha DURMUŞ

                                                                                                                        Daire Başkanı

 

     

I-                   GENEL BİLGİLER

A. Misyon ve Vizyon

Misyonumuz:

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı olarak Üniversitemizin misyonu gereği, bilimsel araştırma geliştirme çalışmaları için, çağın gerektirdiği bilgi ve belge hizmetlerini, güncel teknolojileri kullanarak kullanıcıların hizmetine sunmak.

Vizyonumuz:

Başkanlık olarak bize verilen görevleri en iyi şekilde yerine getirmek. Bu anlayışla görev olarak kabul ettiğimiz güncel bilgi ve belgeleri zaman ve sınır tanımadan kullanıcılarımızın hizmetine sunmak. Kütüphane olarak çağdaş ve modern bir bilgi ve belge merkezi olmaktır.

B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar:

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı:

a)      Başkanlığın görevi olan hizmetlerin aksamadan yürütülebilmesi için yönetmelik, yönergeleri hazırlamak. Bunlar doğrultusunda plan ve program hazırlayarak üst yönetime sunmak ve üst yönetim onayından sonra uygulanmasını sağlamak.

b)     Hizmetlerin gerektiği gibi yürütülebilmesi için yeterli kadroyu oluşturup, işbölümü yaparak personelin verimli bir şekilde çalışabilmesi için gerekli eğitimin verilmesini sağlamak.

c)      Kütüphanecilik alanındaki güncel gelişmeleri izleyerek yeni bilgi ve belge teknolojilerinin kazandırılması için çalışmalar yapmak. Yayıncılık alanını takip ederek akademik çalışmaların gerektirdiği güncel yayınların kütüphaneye kazandırılmasını sağlamak.

d)     Akademik, idari birimler ile birim kütüphanelerinden gelen talepler doğrultusunda, kütüphanelerimize alınacak kitap, süreli yayın ve diğer alınması gerekli materyallerle ilgili bütçe hazırlığını yapıp Rektörlüğe sunmak.

e)      Birimlerden gelen yayın isteklerini ödenekler nispetinde karşılamak.

f)       Tüm kütüphane hizmetleri hakkında yıllık faaliyet raporu hazırlayarak, bu raporu üst yönetime sunmaktır.

Sorumluluk: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı görevlerini yerine getirmede I. Derecede Genel Sekreterliğe karşı sorumludur. Başkan’ın olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Şube Müdürüne aittir.

Şube Müdürü:

a)      Kütüphane bilgi sistemine yapılan kayıtların düzenli yapılmasını sağlamak.

b)     Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphanelerinin aksesyon işlerini ve diğer işlemlerini düzenlemek.

c)      Okuyucu hizmetlerinin standardizasyonunu sağlamak, yapılan hizmetlerin denetimini yapmak.

d)     Kütüphanelerde ihtiyaç duyulan araç, gereç ve diğer her türlü kütüphane materyalinin temin edilmesi için Daire Başkanının bilgisi dâhilinde çalışmalar yapmak.

e)      Her öğretim yılı sonunda yapılan faaliyetlerle ilgili rapor düzenlemek.

 Sorumluluk: Şube Müdürü 1 derecede daire başkanına karşı sorumludur. Şube Müdürünün olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Şef’e aittir.

Şef: 

a)      Kütüphane ve Dok. Daire Başkanlığının, yazışmalarını ve posta işlemlerini düzenli bir şekilde yürütmek.

b)     Dosyalama işlemlerini gerektiği şekilde yürütmek.

c)      Bağış ve değişim yolu ile gelen kitapların listesini oluşturmak ve 15 günde bir kitapları ve listeyi materyal sağlama bölümüne ulaştırmak.

d)     Malzeme istek formlarını düzenlemek ve ilgili bölümlere ulaştırmak.

e)      Yılsonlarında, o yıl kullanılan matbu evrak ve defterleri arşive kaldırarak, yenilerini sayfa numarası vererek Daire Başkanına onaylattırmak.

f)       Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’nın vereceği diğer görevleri yapmak.

g)      Kütüphanenin resmi e-posta adresine gelen mailleri takip etmek.

h)     Biriminde çalışan görevlilerin yıllık izin ve diğer işlemlerini takip etmek.

Sorumluluk: Şef, görevlerini yerine getirmede 1. derecede Şube Müdürüne karşı sorumludur.

Teknik Hizmetler Sorumlusu:

a)      Kütüphanenin kataloglama sistemi doğrultusunda, bibliyografik tanımlama açısından niteleme düzeyini belirlemek.

b)     Kütüphaneye alınan kitap ve diğer materyalleri LC tasnif sistemine göre konu ve yer numarası vermek.

c)      Kataloglama ve sınıflama bölümünde çalışan veya yeni işe başlayan personele eğitim verilmesi ve bilgilerin güncellenmesi için diğer personelinde belli aralıklarla bilgilendirilmesini sağlamak.

d)     Kataloglama ve sınıflama birimi için personel seçmek.

e)      Kütüphanecilik ve bilgi teknolojileri alanında yeni gelişmeleri takip ederek yeni materyallerin kütüphaneye kazandırılmasını sağlamak.

f)       Birim Kütüphanelerinin koordinatörlüğünü yapmak.

g)      Süreli yayınların takibini ve düzenini sağlamak. 

Sorumluluk: Teknik Hizmetler sorumlusu görevlini yerine getirmede 1. derecede Daire Başkanına karşı sorumludur. Teknik Hizmetler Sorumlusu olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk OkuyucuHizmetleri sorumlusuna devredilir.

 Okuyucu Hizmetleri Sorumlusu:

a)      Kütüphane dermesinin kütüphane içi ve dışı dolaşımını sağlamak ve denetlemek.

b)      Kullanıcılara kütüphane materyalinin kullanılmasını öğretmek ve ilgili kaynaklara yöneltmek.

c)      Kullanıcılardan gelen şikâyet ve taleplerini almak varsa çözümünü sağlamak, bunları daha sonra ilgili makamlara rapor olarak sunmaktır.

d)     Ödünç verme ve üye modüllerinde kullanıcı bilgileri ile barkotlarını oluşturmaktır.

e)      Yılda en az bir defa olmak üzere kütüphanede sayım yapılmasını sağlamaktır.

f)       Hasarlı kitapları ve diğer materyallerin bakımının yapılmasını sağlamak.

g)      Kütüphaneler arası ödünç verme işlemlerini takip etmek ve sağlıklı işlemesini sağlamalıdır.

h)      Yurt dışından istenilen kitap v e diğer materyallerin temin işlemlerini yapmak.

i)        Rezerv edilmiş kitapları ayırma işlemlerini yapmak ve kullanıcıları bilgilendirmek.

j)        Veri tabanlarının abonelik işlemlerini yapmak ve kullanıcıların sağlıklı bir şekilde veri tabanlarına erişimini sağlanmaktır.

 Sorumluluk:Okuyucu Hizmetleri sorumlusu görevlerini yerine getirmede 1. derecede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’na karşı sorumludur. Okuyucu Hizmetleri sorumlusu olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk Teknik Hizmetler Sorumlusuna devredilir.

 

 C- İDAREYE İLIŞKIN BILGILER


1-   HIZMET ALANLARI

 1.1- Taşınırlar: 

 

2015 Yılında Satın Alınan Ve Bağış Yoluyla Gelen Taşınır Malzeme Listesi

Hesap Kodu

Dayanıklı Taşınırlar

Ölçü Birim

Satın Alma

Bağış

Tüm Girişler

255

Demirbaşlar Grubu

Adet

1.715

2.715

4.430

1.2. İdari Personel Hizmet Alanları

Alan Adı

Adet

Kapalı Alan (m2)

Kapasite (Kişi)

Personel odası

5

100

7

Toplam

5

100

7

Merkez Kütüphanemiz; memur odaları, kitaplık salonu, süreli yayın okuma alanı ile birlikte toplam 800 m²’lik bir alanda hizmet vermektedir. İlahiyat Fakültesi Kütüphanesi 270 m², Mühendislik FakültesiKütüphanesi 100 m², İİBF Kütüphanesi 60 m², Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi 105 m² ve Sağlık Yüksekokulu Kütüphanesi ise 42 m²’lik alanlarda hizmet vermektedir. Birim kütüphanelerimizde birer (1) adet memur görev yapmaktadır. İlçelerimizde bulunan(Sungurlu, Osmancık, İskilip, Alaca) birim kütüphanelerimize de kaynak sağlanması hususunda gerekli destek verilmektedir.

2-  ÖRGÜT YAPISI

            Başkanlığımızın teşkilat şeması aşağıda sırasıyla gösterilmiştir.

 

 

3- KÜTÜPHANE KAYNAKLARI

Kaynak Türü

2015 Yılında Alınan Kütüphane Kaynakları

Toplam Kütüphane Kaynakları

Basılı

Elektronik

Toplam

Basılı

Elektronik

Toplam

Kitap Sayısı

1.713

0

1.713

49.941

155.966

205.907

Dergi Aboneliği Sayısı

54

4

58

398

43.700

44.098

Abone Olunan Veri Tabanı Sayısı

0

0

0

50

50

Yazma Eser

0

0

0

0

0

0

Toplam

1.767

4

1.771

50.339

199.716

250.055

 

2015 yılında birimlerden gelen kitap talepleri doğrudan temin veya açık ihale yöntemiyle alınmış olup, 1.679Türkçe, 34yabancı dilde olmak üzere toplam 1.713kitap alınmıştır. Ayrıca vatandaşlar ile bazı kamu kurum ve kuruluşlarından bağış yoluyla 2.692 adet kitap koleksiyonumuza dahil edilmiş olup toplam yıl içerisinde sağlanan kaynak sayısı 4.405 adettir.

3.1- Basılı Kaynak Sayıları 

Birim Kütüphaneleri Kaynak Sayıları

Birimler

Adet

İlahiyat Fakültesi Kütüphanesi

24.573

İ.İ.B.Fakültesi  Kütüphanesi

4.257

Mühendislik Fakültesi kütüphanesi

1.627

Teknik ve Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi

3.107

Sağlık Yüksekokulu Kütüphanesi

1.435

Sungurlu Meslek Yüksekokulu Küt.

1.471

Osmancık Meslek Yüksekokulu Küt.

681

İskilip Meslek Yüksekokulu Küt.

350

Alaca Meslek Yüksekokulu Küt.

1.000

Hacı Bektaş Veli Araştırma Merkezi

 

 

 

1.450

Toplam

39.951

 

3.2- Elektronik Kaynaklar

3.2.1- Tam Metin Erişimli Genel Konulu Veri Tabanları:

Tam Metin Genel Konulu Veri Taban Sayıları

Konu

Tarama

İndirme

Toplam Bedel

1.Cambridge Online Jurnals

Genel

230

219

4.165,18 $

2.Gale ExpandedAcademic ASAP

Genel

85

38

6.920 $

3.JSTOR

Genel

3.496

1.296

4.600,00$

4.OECD iLibrary

Genel

1.217

7.023 €

5.OJO

Genel

478

400

5.223 $

7.OSO

Genel

37

7.309 $

8.Proquest Tez vt.

Genel

1.651

190

24,920$

9.Britannica Online

Genel

97

669 £

10.Credo Reference

Genel

10

1.953 $

11.Routledge

Genel

14

1.500$

12.Sage

Genel

580

6.880 £

13.IEEE Electronic Library

Genel

ULAKBİM

EKUAL(Ücretsiz)

14.ScienceDirect

Genel

ULAKBİM

EKUAL(Ücretsiz

15.Taylor & Francis

Genel

ULAKBİM

EKUAL(Ücretsiz

16.DOAB

Genel  Ücretsiz

 (Açık erişim)

17. DOAJ

Genel  Ücretsiz

 (Açık Erişim)

18.Ebscohost

Genel

ULAKBİM

EKUAL(Ücretsiz

19.EDS

Genel

380.254

10.697

12,621 $

 

3.2.2- Tam Metin Erişimli Konu Veri Tabanları:

Tam Metin Konu Veri Taban Sayıları

Konu

Tarama

İndirme

Toplam Bedel

1.Bioone

Biyoloji

51

38

2.298,40 $

2.ACS

Kimya

960

822

8.799,02 $

3.ASME

Mak.Müh.

222

93

8,303 $

4.ASCE

İnşaat

171

159

8,475 $

5.Emerald

İşletme

54

2.305 £

6.Hukuktürk

Hukuk

113

2.411 TL

7.Islamıc Info

Din Bil.

16.376 $

8.Nursing Consult

Hemşirelik

4,275 $

9.Data StreamEikon

Ekonomi

11.352 $

10.PSC

Politik Bil.

12.120

296

3.425 $

11.Siam

Matematik

3,300$

12.SportDiscuss

Spor

12.082

550

6.184 $

13.Scifinder

Kimya

211

599

10,610 $

14.OVID-LWW

Tıp

ULAKBİM EKUAL(Ücretsiz)

15.Ithenticate

İntihal

ULAKBİM EKUAL(Ücretsiz)

16.Econbiz

Ekonomi

Ücretsiz(Açık erişim)

17.Chemspider

Kimya

Ücretsiz(Açık erişim)

18.TURKOMP

Gıda

Ücretsiz(Açık Erişim)

19.UptoDate

Tıp

328

6.540 $

 

 

3.2.3- Bibliyografik Veri Tabanları:

Bibliyografik Veri Taban Sayıları

Konu

Tarama Sayısı

İndirme

Toplam Bedel

1.Mathscinet

Matematik

21

2.221,62 $

2.Index Islamicus Online

Din bil.

10.628

105

2.500 $

3.Scopus

Atıf vt.

ULAKBİM EKUAL (Ücretsiz)

4. Web of Science Veri Tabanı

Atıf vt.

ULAKBİM EKUAL(Ücretsiz)

5.Mendeley

Ref yön.

ÜCRETSİZ(Açık erişim)

 

3.2.4- Elektronik Kitap Veri Tabanları:

Elektronik Kitap Veri Tabanları

Konu

Toplam Bedel

1.Ebrary

Genel

$5,731

2.Hiperkitap Veri Tabanı

Genel

$ 8,446

3.Knovel

Genel

$5,376

4. EbscoeBookAcademic Collection

Genel

$ 5,543

 

 3.3- Açık Erişim Sistemi:

 Yüksek Öğretim Kurulu Projesi Kapsamında Üniversitemiz sisteme 2015 yılı içinde 12 tezeklenmiş bulunmaktadır.

 

3.4- Çevirim İçi Katalog:

Üniversitemiz Merkez Kütüphanesi ve birim kütüphanelerinde, bir çoküniversite kütüphanesinde olduğu gibi Yordam Katalog Tarama Otomasyonu kullanılmaktadır.2015 yılı içerisinde Yordam Otomasyon sisteminebasılı kitap, süreli yayın, dvd, cd, tez v.b. 4.400  toplam yayın eklenmiştir.

 

4- İNSAN KAYNAKLARI

Personel Sayıları

Personel Sınıfı

2013

2014

2015

2015 Yılının Bir Önceki Yıla Göre Değişimi (%)

İdari Personel

11

10

9

% -10

Toplam

11

10

9

%-10

 

 

 

 

4.1- İdari Personel

4.1.1- İdari Personel Sayıları

 

Hizmet Sınıfı

2013

2014

2015

 

 

Dolu Kadro Sayısı

Boş

Kadro

Sayısı

 

Dolu Kadro Sayısı

Boş

Kadro

Sayısı

 

Dolu Kadro Sayısı

Boş

Kadro Sayısı

 

K

E

Toplam

K

E

Toplam

K

E

Toplam

 

Genel İdari

4

3

7

7

4

3

7

7

4

3

7

7

 

Teknik

4

4

2

3

0

3

3

2

0

2

4

 

Toplam

8

3

11

9

7

3

10

10

6

3

9

11

 

 

 4.1.2- İdari Personelin Yıllar İtibariyle Kadro Dağılımı

 

 

Hizmet Aralığı

 

Kişi Sayısı

 

 

Kadro Doluluk Oranı (%)

Dolu

Boş

Toplam

2013

11

9

20

% 55

2014

10

10

20

% 50

2015

9

11

20

% 45

 

 

4.1.3- 2015 Yılı İtibariyle İdari Personelin Birimlere Göre Kadro Dağılımı

 

Birim Adı

Genel İdari Hizmetler

Teknik Hizmetler

Sağlık Hizmetleri

Eğt.-Öğrt. Hizmetleri

Avukatlık Hizmetleri

Yardımcı Hizmetler

Toplam

D

B

D

B

D

B

D

B

D

B

D

B

D

B

7

2

9

Toplam

7

2

9

 

 

4.14- İdari Personel Atamaları / Ayrılmaları

 

Atanan İdari Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı

Hizmet Sınıfı

Açıktan

Nakil

Diğer

Toplam

Genel

0

0

0

0

Teknik

0

0

0

0

Toplam

 

 

4.1.5- İdari Personel Ayrılma Nedenlerine Göre Dağılımı

 

Ayrılan İdari Personel Sayısının Hizmet Sınıfına Ve Ayrılma Nedenlerine Göre Dağılımı

Hizmet Sınıfı

Emekli

Ölüm

İstifa

Nakil

Diğer

Toplam

Genel

0

0

0

0

0

0

Teknik

0

0

0

1

0

1

Toplam

0

0

0

0

0

0

 

4.1.6- İdari Personelin Eğitim Durumu

İdari Personelin Eğitim Durumu

 

İlköğretim

Lise

Ön Lisans

Lisans

Y.L. ve Dokt.

Kişi Sayısı

0

1

2

6

0

Yüzde

0

11,11

22,22

66,66

0

 

 

4.1.7- İdari Personelin Hizmet Süreleri

İdari Personelin Hizmet Süresi

 

1 – 3 Yıl

4 – 6 Yıl

7 – 10 Yıl

11 – 15 Yıl

16 – 20 Yıl

21 - Üzeri

Kişi Sayısı

0

3

4

0

0

2

Yüzde

0

33.33

44.44

0

0

22.22

31/12/2015 tarihi itibariyle

 

4.1.8- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı

İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı

 

21-25 Yaş

26-30 Yaş

31-35 Yaş

36-40 Yaş

41-50 Yaş

51- Üzeri

Kişi Sayısı

0

2

4

1

0

2

Yüzde

0

22,22

44,44

11,11

0

22,22

 

 5- İDARİ HİZMETLER


a) Başvuru ve Enformasyon Hizmetleri: 
Üniversitemizde yeni öğretime başlayan öğrenciler başta olmak üzere tüm öğrenciler ile akademik ve idari personelin kütüphaneyi tanımaları için gerek yüz yüze, gerekse kütüphane web sayfasından duyuru yolu ile bilgi verilmektedir. Kütüphaneye üyelik ve kaynakların kullanılması hakkında da öğrenciler ve tüm personele gerekli bilgiler verilmektedir. Ayrıca eğitim-Öğretim dönemleri içerisinde akademik birimlerimizde kullanıcılarımıza oryantasyon programları düzenlenmektedir.

 

b) Danışma Kaynakları: Kütüphanemizde bulunan süreli yayın  ansiklopediler, sözlükler ve benzeri referans kaynaklarımızdan oluşan bölümümüzdür.

c) Katalog Tarama: Kütüphanemiz 2007- 2008 öğretim yılından itibaren web üzerinden katalog tarama hizmeti sunmaya başlamıştır. Görevli personel tarafınca kullanıcılarımıza  katalog tarama hakkında bilgiler verilmektedir. Kullanıcılarımız http://www.kutuphane.hitit.edu.tr adresinden katalog tarama yaparak kütüphane kaynaklarını tarayabilmektedirler.

ç) Ödünç Verme: Kütüphanemizde bulunan kaynaklar kayıtlı üye öğrencilerimiz, akademisyenlerimiz ve idari personelimize belirli sürelerle kütüphane dışında kullanılmak üzere ödünç verilmektedir.

 

Merkez Kütüphanemizde Ödünç Alma Süreleri:

 

Kullanıcı Türü

Eser Adedi

Süresi

Akademik Personel

7

30 gün

Yüksek Lisans Öğr.

5

30 gün

Lisans-ÖnlisansÖğr.

3

15 gün

İdari Personel

3

15 gün

 

— 2015 yılında toplam 14.406 adet kaynak ödünç verilmiştir.

— 2015 yılında Merkez Kütüphanemize 9.070kullanıcı üye kaydedilmiştir.

 d) Kütüphaneler Arası ödünç Verme Hizmeti: Diğer Üniversite Kütüphanelerinde mevcut kaynaklardan da kullanıcılarımızı faydalandırmak için Merkez Kütüphanesi olarak kütüphaneler arası kaynak kullanım sistemine (KİTS) olunan üyelik ile kullanıcılarımıza diğer üniversite kütüphanelerinde mevcut kaynakları kullanımları sağlanmaktadır Merkez Kütüphane olarak kullanıcıların, kargo ücretini kendileri karşılamak üzere kütüphaneler arası ödünç verme sistemine dahil kütüphanelere kaynak gönderilmeye de devam edilmektedir.

 e) Elektronik Yayın Hizmeti: Akademisyen ve Öğrencilerimize dünyada gelişen güncel bilimsel çalışmaları takip etmeleri ve akademik çalışmalarına daha çok kaynak sağlamak amacı ile yurtdışı bağlantılı çeşitli elektronik veri tabanları satın alınarak kullanıcılarımızın hizmetine sunulmuştur.

Satın alma yolu ile abone olunan  veri tabanı            : 36 Adet

Ücretsiz Sağlanan Veri Tabanı                                  : 14

                                                                       Toplam: 50 Adet veri tabanı

5.1-Diğer Hizmetler:

            Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı olarak 2015 yılında Rektörlüğümüzün diğer birimlerinde bulunan kütüphanelere yönelik olarak kütüphane bilgi sistemi hakkında kütüphane görevlilerine sistem kullanım eğitimi verilmiştir.

Ayrıca yine 2015 yılında Alaca Avni Çelik Meslek Yüksekokulu ile Sungurlu Meslek Yüksekokulu kütüphanelerine talepleri doğrultusunda Başkanlığımız bütçesinden çeşitli kitaplar alınarak taşınır devri ile gönderilmiştir.

Engelli okuyucularımızın bilgiye daha kolay ve çabuk erişimlerini sağlamak amacı ile EyePed tarama sistemi alınmış olup sistem sayesinde basılı her türlü materyali taratarak rahatlıkla faydalanmaları sağlanmıştır. Merkez Kütüphanemizde 689 Adet sesli kitap mevcut olup Üniversitemiz ile Boğaziçi  Üniversitesi arasında yapılan bir protokol ile de görme engelli okuyucularımızın Boğaziçi Üniversitesi Görme Engelliler Eğitim ve Teknoloji Laboratuvarı (GETEM) ‘ nda bulunan binlerce sesli kitaba erişebilmeleri sağlanmıştır. Yine satın alınarak hizmete sunulan Jaws 13 programı ile bilgisayar ve internet ortamında açılan sayfalar görme engelli kullanıcılarımıza sesli olarak okunmaktadır.

 

 6- YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ

           Başkanlığımız idari yapısında ayrı bir atama birimi bulunmamaktadır. Satın alma ve ihale süreci harcama yetkilisinin kontrolünde, gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılmaktadır. Başkanlığımızın öncelikli görev ve sorumlulukları dikkate alınarak mevcut ödenek durumuna göre basılı yayın ile elektronik kaynaklar ve diğer ihtiyaçların alımı yapılmaktadır. Satın alma işlemlerinin kontrolü harcama yetkilisi tarafından yapılmaktadır. 

D- Diğer Hususlar

         Başkanlık olarak Merkez Kütüphaneden kullanıcıların yeterli ölçüde yararlanmalarını sağlayarak onlara bilimsel ve akademik çalışmalarında yardımcı olmayı temel amaç olarak görülmektedir. Bunun için yeterli kaynağın sağlanması, bu kaynakların verimli ve etkin bir şekilde kullanılması için azami dikkat gösterilmektedir.

 

 II- AMAÇ ve HEDEFLER

            Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı olarak Üniversitemizin akademisyen, öğrenci ve diğer araştırmacılarına çağın gerektirdiği basılı yayın ve elektronik araştırma kaynaklarını sınırsız olarak en hızlı bir şekilde sunmak temel amacımızdır. Bunun için gerek yurt içinden gerek yurt dışından basılı ve elektronik kaynakları güncel olarak Merkez Kütüphanemize kazandırmaya çalışmaktayız. Bu kaynaklara kullanıcılarımızın zamanında ve düzenli olarak ulaşabilmesini sağlamak temel hedefimizdir.

 

 

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

 

A- Mali Bilgiler

 1-Bütçe Gerçekleşmeleri

 

 1.1-Bütçe Uygulama Sonuçları

            Başkanlığımız 2015 yılı içerisinde, yüklenmiş olduğu görev ve sorumlulukları yerine getirebilmek için, aşağıdaki tabloda ekonomik kodlar itibariyle belirtilen harcamaları gerçekleştirmiştir.

 

2015 Yılı Ekonomik Düzeyde Ödenek Kullanım Durumu

EKONOMİK KOD

AÇIKLAMA

TOPLAM ÖDENEK

HARCAMA

ÖDENEK KULLANMA ORANI  %

01

Personel Giderleri

452.000

363.727,59

82.30

02

Sosyal Güvenlik Kurumlarına

Devlet Primi Giderleri

80.000

60.859,29

85.92

03

Mal ve Hizmet Alımı Giderleri

27.650

23.048

83.36

05

Cari Transferler

xx

xx

xx

06

Sermaye Giderleri

750.000

703.503

93.80

07

Sermaye Transferleri

xx

xx

xx

 

Toplam

1.309.650

1.151.137,88

87.90


 

IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

 

A- Üstünlükler

1)      Merkez Kütüphane alt yapısının olanaklar ölçüsünde, eksikliklerine rağmen geliştirilmiş olması.

2)      Üniversite üst yönetiminin Kütüphaneye bakış açılarının çok olumlu olması ve  yeteri kadar önem vermeleri.

3)      Kaynak alınması konusunda sağlanan ve sağlanacağını düşündüğümüz imkanlar.

4)      Personelimizin giderek artması, daha çok tecrübe kazanması ve kendini geliştirmeye çalışması.

5)      Kütüphane koleksiyonumuzun kullanıcıların ihtiyaçlarına cevap verecek düzeye yaklaşmış olması.

6)      Kütüphane bilgi sistemi yapısının güçlendirilmesi.

7)      Gerek Birim olarak satın aldığımız elektronik veri tabanları, gerekse TÜBİTAK ULAKBİM aracılığı ile erişim sağladığımız veri tabanları ile güncel ve uluslararası bilgi kaynaklarına istenilen her yerden 7/24  rahatlıkla ulaşabilme imkanı.

8)      Üniversitemizin TÜBESS (Türkiye Bilgi Belge Sağlama Sistemi) ve KİTS (Kütüphaneler arası İşbirliği ve takip Sistemi) üyelikleri sayesinde kütüphanelerimizde bulunmayan kaynakları düğer üniversite kütüphanelerinden ödünç alma ve ödünç gönderme imkanına sahip olması

 

 B- Zayıflıklar

1)      Merkez Kütüphane bina yapısının kütüphane yerleşimine uygun olmaması.

2)      Merkez Kütüphanenin yerleşim alanı itibari ile ulaşım yönünden diğer akademik birimlere uzak olması ve bu nedenle kütüphaneden yararlanmak isteyen okuyucuların ulaşım noktasındaki sıkıntıları

3)      Personel sayısının yetersizliği, kaynak sayısı ve okuyucu sayısı    artıkça Kütüphanecilik konusunda eğitimli personele ihtiyaç duyulması.

4)      Bilgi kaynaklarının çeşitliliği nedeni ile maliyetlerin sürekli artması.

5)      Bilişim teknoloji konusunda yeterli tecrübe ve donanıma sahip eleman eksikliği nedeni ile teknik işlemlerin zaman zaman aksaması.

 

C- Değerlendirme

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı olarak tüm eksikliklere rağmen Üniversitemiz akademisyen, öğrenci ve araştırmacılarımıza çağın gerektirdiği bilgi kaynaklarını sunmak için her türlü çabayı sarf etmeye devam edeceğiz. Günümüz dünyasında bilhassa bilimsel gelişmeler her gün artarak devam etmektedir. Bizde Başkanlık olarak bu gelişmeleri olanaklar  ölçüsünde takip ederek, gerek basılı yayın yolu ile gerekse elektronik ve teknolojik araçlarla bunları kullanıcılarımıza ulaştırmaya çalışmaktayız.

 

 

 

V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

Merkez Kütüphanemiz için yeni yerleşim alanı yapılıncaya kadar  özellikle sınavlar döneminde fiziki alan ve oturma kapasitesi olarak yetersiz geldiğinden, akademik  birimlerde imkanlarölçüsünde  öğrencilerimize sınav dönemlerinde ders çalışabilecekleri çalışma salonları oluşturulması bir nebzede olsa çözüm olacaktır.

Okuyucularımızın mağdur olmamaları açısında 2015 yılında da  birim kütüphanelerine talepleri doğrultusunda basılı yayın (kitap) alınarak ilgili birim kütüphanelerine taşınır  devirleri yapılmıştır.

Her ne kadar ring servisler bu sorunu hafifletmiş iseler de kütüphane kullanıcılarının en çok yakındıkları konu Merkez Kütüphanesinin yerleşim yerinin diğer birimlere ulaşım yönünden uzak  olmasıdır.

Okuyucularımızın bazılarının  ödünç aldıkları kaynakların kullanımında gerekli hassasiyeti göstermedikleri tespit edilmiştir.  Bununla ilgili olarak da bozulan yada yıpratılan materyalin  kullanıcı tarafınca yenilenmesi yada masrafının alınması Kütüphane Yönergesi  gereğidir.

Ödünç verilen kaynakların zamanında iadesi konusunda kullanıcıların zaman zaman özensiz davrandıkları görülmektedir. Bu durumda da Kütüphanemiz yönergesi gereği iade süresi geçen her gün için 0,50 kuruş gecikme cezası uygulamaktadır. Bu işlemin yapılmadığı zamanda kaynakların verimli olarak kullanımını sağlamak mümkün olmamaktadır.

YÖK Başkanlığının da desteklediği “2023 Yılına Doğru Kütüphaneler” projesi gereğince birimimizinde gerçekten ihtiyacı olan her birim kütüphanesinin en az  bir (1) adedi kütüphaneci olmak üzere iki (2) adet personel, Merkez Kütüphanesi ihtiyacı olan en az beş (5) adet Bilgi Belge Yönetimi mezunu kütüphaneci kadrosunun sağlanması önemli ve aciliyete haiz bir konudur.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

HARCAMA YETKİLİSİNİN İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

 

Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır.

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Suha DURMUŞ

                                                                                                                                                                                                                                                  Kütüphane ve Dok. Daire Başkanı

                                                                                                         Harcama Yetkilisi